Описание структуры и функций бухгалтерии

Если на вашем предприятии большой бухгалтерский отдел, нередко можно наблюдать, как тот или иной сотрудник мечется в поисках нужного документа или человека, который оформляет или подписывает необходимый сотруднику документ. На эти полубессмысленные действия уходит, порой, по несколько рабочих часов, которые, как мы знаем, у бухгалтеров "на вес золота".

Еще хуже дела обстоят, когда появляется посетитель или клиент из другой организации, обращается к одному из ваших работников, тот не знает кто может посетителю помочь, отвлекает следующего сотрудника, и вот уже пол-отдела занимаются поиском нужного человека или документа, вместо того, чтобы исполнять свои непосредственные обязанности.

На курсах бухгалтеров нам не раз говорили, что работа бухгалтера требует глубокого погружения, потому как малейшая описка, а уж тем более ошибка, может привести к серьезным последствиям и большому объему дополнительной работы. Бухгалтерские курсы - колыбель нашей профессии и мы на всю жизнь запомнили, что когда нас отвлекают от дела, мы можем серьезно навредить не только себе, но и компании в целом.

Чтобы избежать подобных проблем, нужно четко определить функционал каждого работника, подразделений и отделов. Совершенно необходимо чтобы была создана специальная бумага или электронный документ, назовем его картой, в котором четко была бы расписана структура компании, функции всех подразделений и сотрудников и, что важно, в привязке к документообороту.

В идеале любой сотрудник компании, и уж тем более посетитель, должен воспользовавшись этой картой , найти нужный ему документ и четко определить где находится человек, который за этот документ отвечает. Если компания, а соответственно и бухгалтерия, большая, то карта в электронном виде может быть у секретаря или рецепциониста и отражать все внутренние процессы и документооборот.

Обратившись сразу "по адресу", человек сэкономит время себе, не участвующим в процессе сотрудникам, а заодно останется хорошего мнения об организации работы в вашей компании и бухгалтерском отделе.